POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SENSIBLES

  1. Introducción 

Vozy S.A.S., sociedad legalmente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Colombia, identificada con NIT 901052578-6 (en adelante “Vozy”), cuyo objeto social principal abarca el desarrollo de actividades de tecnología de la información, la prestación de servicios informáticos y, en general, cualquier actividad lícita de comercio, se permite presentar su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”, y sus decretos reglamentarios. 

Esta Política está dirigida a todas las personas naturales y jurídicas que interactúan o hacen uso de los Servicios ofrecidos por Vozy, y tiene como objetivo, entre otros, informar al Titular de Datos Personales sobre cuáles son los principios que regulan el Tratamiento, las finalidades del Tratamiento, y sus derechos y deberes frente al uso dado por Vozy a los Datos Personales y Sensibles. 

2. Aspectos generales  

2.1. Ámbito de aplicación 

La presente Política será aplicable a los Datos Personales que sean tratados por Vozy en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Así mismo, la Política también aplicará para el Tratamiento de los Datos Personales que sean susceptibles de ser conocidos por -o encargados a- Vozy, por virtud de sus relaciones comerciales con Terceros, tanto para la prestación y ejecución de sus Servicios, como para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social, dependiendo del acuerdo o finalidad del Tratamiento que sea acordado con los Terceros. 

Esta Política será aplicable cuando el Tratamiento de Datos Personales se efectúe por parte de Vozy en Colombia o en el extranjero, así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento, según corresponda, no resida en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados, le sea aplicable la legislación colombiana. 

 

2.2. Alcance 

La Política deberá ser aplicada por todos los funcionarios, empleados y contratistas de Vozy, por lo que la empresa adelanta campañas pedagógicas y de capacitación, con el objetivo de que las áreas que participan o realizan el Tratamiento de Datos Personales en Vozy conozcan la Política y las leyes aplicables para asegurar su cumplimiento. De igual forma, esta Política deberá ser conocida y cumplida por los Terceros que tengan relación con Vozy y/o conocimiento de los Datos Personales recolectados y/o tratados por Vozy. 

 

2.3. Definiciones 

Para facilidad de referencia y para los efectos de la presente Política, los términos definidos a continuación tendrán el significado que se les atribuye a continuación. Los términos que no se definen en esta Política tendrán el sentido técnico propio de la especialidad a la que pertenecen y, a falta de sentido técnico, su sentido natural y obvio: 

a. “Base de Datos”: significa el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

b. “Dato(s) Personal(es)”: significa cualquier información que pueda asociarse o vincularse a un sujeto determinado o por determinar, según los términos indicados en las Leyes Aplicables. 

b. “Dato Privado”: significa el Dato Personal que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para su Titular. 

c. “Dato Público”: significa, entre otros, los Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. 

e. “Dato Semiprivado”: significa el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la política en general, tales como los datos financieros y crediticios de actividades comerciales.

f. “Datos Sensibles”: significan los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar la discriminación de su Titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, entre otros, así como los datos biométricos (incluyendo la voz), los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos de menores de edad.

g.“Encargado del Tratamiento”: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

h. “Finalidad del Tratamiento”: significa el uso dado a los Datos Personales, la cual deberá estar autorizada por el Titular. 

i. “Leyes Aplicables”: significa la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y cualquier otra norma que las modifique, adicione o sustituya. 

j. “Responsable del Tratamiento”: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

k. “Servicios”: significan los productos y/o servicios ofrecidos y/o prestados Vozy

l. “Terceros”: significan los aliados comerciales, proveedores, contratistas, accionistas y cualquier persona natural o jurídica que, por virtud de una relación contractual o comercial con Vozy, deba acceder -o esté autorizado para tener acceso- a los Datos Personales de los Titulares. 

m. “Titular(es)”: significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

n. “Tratamiento”: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los Datos Personales, tales como la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, transferencia o transmisión a terceros, supresión o destrucción. 

 

2.4. Vigencia 

Los Datos Personales de los Titulares se conservarán de conformidad con los principios de necesidad y razonabilidad. Los Datos Personales de empleados y proveedores de Vozy se conservarán de acuerdo con los términos contractuales, las normas laborales y las leyes que resultaren aplicables. 

 

2.5. Canales de atención del Titular 

Los Titulares de los Datos Personales podrán comunicarse con Vozy utilizando cualquiera de los siguientes canales de atención, los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, desde las 8:00 AM a 6:00 PM: 

  1. Correo electrónico: [email protected]
  2. Líneas de atención telefónica:

Colombia: +57 1 3819143 

México: +55 4 1708479 

USA: +1 888 6731072 

Todas las solicitudes formuladas a través de los canales de atención serán tratadas de conformidad con lo establecido en las normas aplicables en Colombia sobre el derecho de petición.

 

2.6. Persona encargada en Vozy para la protección de Datos Personales 

Vozy ha designado a Jeison Giraldo Toro como encargado oficial de la recepción, atención y trámite de las peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con los Datos Personales al interior de Vozy. La persona encargada tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. 

Algunas de las funciones particulares del encargado en relación con Datos Personales son:

 

a. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: las solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley. 

b. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con las Leyes Aplicables. 

 

2.7. Modificaciones 

El Titular de los Datos Personales podrá solicitar la actualización o remoción de sus Datos Personales de la Base de Datos de Vozy, por medio del canal de atención del correo electrónico, indicando en el asunto del correo las palabras “Modificación de información personal” o, “Eliminación de la totalidad de mi información personal”. Dicho procedimiento podrá tomar hasta cinco (5) días hábiles y podrá hacer seguimiento por medio de cualquiera de los canales de atención señalados en la Sección 2.5. 

3. Principios   

Es un compromiso de Vozy desarrollar y aplicar de manera armónica los principios que regulan el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con las Leyes Aplicables, estos principios son: 

3.1. Principio de legalidad: el Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad licita y reglada, la cual deberá sujetarse a lo establecido en este documento y a las Leyes Aplicables. 

3.2. Principio de finalidad: el Tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las Leyes Aplicables. Dichas finalidades deberán ser informadas y autorizadas por el Titular. 

3.3. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la previa autorización del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento. 

3.4. Principio de veracidad o calidad: los Datos Personales y la información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

3.5. Principio de transparencia: en el Tratamiento, debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. 

3.6. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y a las disposiciones de las Leyes Aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las Leyes Aplicables. Los Datos Personales, salvo los Datos Públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o Terceros autorizados para el Tratamiento. 

3.7. Principio de seguridad: los Datos Personales y la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

3.8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de los Datos Personales que no tengan la naturaleza de Dato Público, están obligadas a garantizar la reserva de dicha información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política. Bajo este principio, Vozy garantiza a los Titulares la confidencialidad sobre la información divulgada directa o indirectamente, tanto en su calidad de Responsable como en calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales en relación con los Servicios prestados. 

3.9. Principio de necesidad y proporcionalidad: los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las Finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deberán ser adecuados, pertinentes y acordes con las Finalidades del Tratamiento. 

3.10. Principio de temporalidad o caducidad: el período de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar o cumplir con la Finalidad para la cual se han recolectado.  

4. Autorizacion y finalidades de tratamiento 

4.1. Autorización 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en las Leyes Aplicables, para el Tratamiento de Datos Personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

Por favor tenga en cuenta que, de conformidad con las Leyes Aplicables, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
  2. Datos de naturaleza pública. 
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas. 

 

En el evento en el cual Vozy se encuentre frente a alguna de las mencionadas excepciones, lo dejará claramente revelado y, en todo caso, cumplirá con las demás disposiciones contenidas en las Leyes Aplicables. 

4.2. Finalidades del Tratamiento 

Según la autorización previa y expresa que sea otorgada por el Titular, los Datos Personales suministrados por los Titulares podrán ser tratados por Vozy para: 

  1. Realizar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Vozy, incluyendo la prestación de sus servicios ofrecidos y/o contratados. 
  2. Lograr la adecuada suscripción, vinculación, verificación, ejecución, mejora y/o personalización de la experiencia con cada cliente o Titular y/o la terminación de los servicios prestados por Vozy.
  3. Para surtir o complementar procesos de enrolamiento, autenticación o doble factor de autenticación, y/o informar acerca de las novedades que puedan presentarse, relacionados con la vinculación, actualización, accesibilidad y/o seguridad de los servicios prestados u ofrecidos por Vozy, mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, WhatsApp, sms, msn, redes sociales o medios similares.
  4. Informar acerca de las novedades que puedan presentarse en o para la vinculación, actualización, accesibilidad y/o seguridad de los servicios prestados u ofrecidos por Vozy, mediante el uso de datos del Titular como el correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, WhatsApp, sms, msn, redes sociales o medios similares.
  5. Realizar investigaciones y/o análisis destinados a mejorar los productos, servicios y tecnologías de Vozy, incluyendo la elaboración de estudios técnicos, segmentaciones, estadísticas, encuestas, análisis de datos, análisis de tendencias del mercado y en general, estudios de técnica y encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados.
  6. Conocer, almacenar, procesar, analizar, evaluar y contrastar la información suministrada por el Titular en una o varias bases de datos, en el formato que Vozy estime más conveniente, así como para ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares, archivar, actualizar los sistemas y, ejercer la protección y custodia de la información y bases de datos de Vozy, y, en general, para verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que Vozy disponga legítimamente. 
  7. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por el Titular para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de las condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad y/o atención de Vozy. 
  8. Compartir con terceros que se sometan a las condiciones de la presente la Política, los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y Datos Personales suministrados por el Titular. 
  9. Ofrecer nuevos productos y/o servicios de Vozy que busquen mejorar la experiencia de los productos ofrecidos y/o los servicios prestados al cliente o al Titular, de acuerdo sus intereses y preferencias, así como realizar invitaciones a eventos. 
  10. Utilizar los datos biométricos recolectados legítimamente por Vozy por distintos medios, o recolectados por otros Responsables autorizados para transferir o transmitir su tratamiento, con el objetivo de mejorar, robustecer, complementar, optimizar o ampliar el alcance, seguridad y/o aplicación de la tecnología de los productos y/o servicios de Vozy. 
  11. Gestionar trámites tales como solicitudes, quejas y reclamos de los Titulares. 
  12. Suministrar información de contacto del Titular a otras áreas de Vozy y/o a cualquier tercero con el cual Vozy tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades para mejorar la experiencia y/o seguridad de los productos ofrecidos y/o los servicios prestados al cliente del Vozy o al Titular.
  13. Contactar al Titular a través de medios telefónicos, digitales o electrónicos para realizar la validación de su identidad, consultas, encuestas, estudios, actualizaciones y/o confirmaciones de sus Datos Personales al margen de la prestación de los servicios de Vozy, su actualización, la ejecución de una relación contractual, o el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejoras en el servicio. 
  14. Contactar al Titular a través de aplicaciones móviles relacionadas con su móvil y/o número de celular, tales como WhatsApp, para optimizar, actualizar y/o finalizar su proceso de registro de voz. En este proceso se explicará que esto ayuda a evitar que en el futuro les roben su identidad, y estarán disponibles y/o se surtirán diferentes niveles de verificación, incluyendo: (a) el Nivel 1, donde se realizarán preguntas personales de identidad en función de la información recuperada cuando se realiza una verificación de antecedentes; y (b) el Nivel 2, donde se realizará una verificación de identidad completa mediante la ejecución de un flujo de verificación de identidad completo, incluida la validación de documentos y el reconocimiento facial. Esto permitirá verificar que el número de documento almacenado por Vozy realmente corresponde a esa voz y que el usuario frente a la pantalla es quien dice ser. 
  15. Para conocer, almacenar, procesar, analizar, evaluar y contrastar la información suministrada por el Titular en una o varias bases de datos, en el formato que Vozy estime más conveniente, así como para ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares, archivar, actualizar los sistemas y, ejercer la protección y custodia de la información y bases de datos de Vozy, verificar si la voz está incluida en una lista negra o ha sido reportada como fraudulenta (en cuyo caso podrá ser inadmitida o rechazada por Vozy) y, en general, para verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que Vozy disponga legítimamente. 
  16. Almacenar y procesar los datos personales del Titular para realizar los respectivos análisis y estudios de validación de identidad y fraude, pudiendo transferirlos o transmitirlos a terceros para que realicen dicho almacenamiento y procesamiento en calidad de responsables o encargados del Tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano. 
  17. Contactar al Titular a través de medios telefónicos, digitales o electrónicos para enviar ciertas comunicaciones de servicio, tales como cartas de bienvenida, recordatorios de facturación, confirmación y validación de identidad, información sobre problemas de servicio técnico, anuncios de seguridad y/o para informar sobre otros productos o servicios disponibles de Vozy y sus afiliados. 
  18. Contratar con proveedores de productos o servicios que Vozy requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de su tecnología e instalaciones.
  19. Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables, así como realizar procesos al interior de Vozy con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  20. Eventualmente transferir, transmitir y tratar los Datos Personales fuera del país de residencia del Titular a la compañía matriz de Vozy o sus afiliadas, subsidiarias o agentes que mantengan instalaciones u operaciones fuera del país de residencia del Titular o de Vozy, para cumplir con las regulaciones anticorrupción o anti-lavado de activos aplicables. 
  21. Realizar campañas masivas a través de aplicaciones móviles vinculadas con su teléfono móvil y/o número de celular, tales como WhatsApp, para atraer e invitar a usuarios a realizar un flujo de voz y validación de identidad. 
  22. Tras realizar la inscripción de datos biométricos, Vozy y/o sus terceros autorizados podrán verificar si dichos datos han sido reportados como fraudulentos en otras bases de datos o fuentes de información para así decidir si dichos datos deben o no ser admitidos o tratados. En los casos en que se identifique un fraude en los datos biométricos, los datos podrán ser reportados, transferidos o transmitidos a terceros autorizados para así mismo informar, reportar y/o dejar constancia del fraude. 
  23. Transferir, transmitir y tratar los Datos Personales fuera del país de residencia del Titular a terceros con los cuales Vozy hubiera suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. 
  24. Cumplir con sus obligaciones legales y corporativas relacionadas con normas anti-corrupción, contra el lavado de activos y el fraude.
  25. Eventualmente transferir, transmitir y tratar los Datos Personales con proveedores de servicios externos (tales como proveedores de tecnología o alojamiento de servidores nacionales e internacionales) que presten sus servicios a Vozy, tanto en Colombia como en el extranjero. 
  26. En caso de que Vozy no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento y de conformidad con la Política. 
  27. Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación contractual, prestar los Servicios, brindar mayor seguridad, y ofrecer nuevos productos y/o Servicios a través del correo electrónico, teléfono fijo y/o celular, o cualquier otro medio similar. 
  28. Compartir los Datos Personales con terceros, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, para la adecuada prestación de los Servicios contratados. 
  29. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre los gustos y preferencias de los Titulares, respecto de los Servicios ofrecidos por Vozy, para realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o Servicios a ser ofrecidos. 
  30. Para que los Datos Personales puedan ser analizados por el sistema de monitoreo para la prevención del fraude o por personal autorizado y altamente calificado para analizar dicha data y mejorar los estándares de calidad de las transacciones de los Servicios Ofrecidos por Vozy 
  31. Para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento del objeto de los contratos y acuerdos comerciales celebrados por Vozy con clientes o terceros. 
  32. Entregar notificaciones y suministrar información sobre servicios, productos, eventos, novedades, promociones, publicidad, programas de fidelidad, entre otros, mediante el uso de correo electrónico, teléfono fijo, celular, WhatsApp, sms, msn, redes sociales o medios similares. 
  33. Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos o servicios contratados.
  34. Compartir los Datos Personales, con terceros para realizar el ofrecimiento de productos o servicios.
  35. Cualquier otra finalidad lícita. 

5. Derechos y deberes de los titulares 

5.1. Derechos del Titular 

a. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales proporcionados y que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de Vozy. 

b. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento, según el procedimiento descrito en la Sección 7 de esta Política. 

c. Rechazar o negar el Tratamiento de sus Datos Personales. 

d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Titular así lo manifieste, de conformidad con el procedimiento descrito en la Sección 7 de esta Política. 

e. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando no se requiera autorización para el Tratamiento de acuerdo con las Leyes Aplicables. 

f. Conocer de antemano el Tratamiento de los Datos Personales.

g. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por incumplimiento a la presente Política o de las Leyes Aplicables. 

h. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, toda vez que tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes. 

 

5.2. Deberes del Titular 

a. Mantener actualizados sus Datos Personales, a efectos de que Vozy pueda garantizar su adecuado Tratamiento.

b. Los Datos Personales suministrados por el Titular deberán cumplir con el Principio de veracidad y calidad indicado en la Sección 3.

c. No suministrar Datos Personales de menores de edad en contravía de lo dispuesto en las Leyes Aplicables. 

6. Deberes de Vozy en calidad de responsable y de encargado del tratamiento de datos 

6.1. Deberes en calidad de Responsable del Tratamiento 

a. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los Titulares de los Datos Personales. 

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en las Leyes Aplicables, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de conformidad con el Principio de seguridad.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada al Encargado se mantenga actualizada. 

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o por mandato legal de conformidad con lo previsto en las Leyes Aplicables. 

i. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos señalados en la Sección 7 de esta Política. 

k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales. 

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

6.2. Deberes en calidad de Encargado del Tratamiento 

a. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación. 

b. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales en los términos señalados en las Leyes Aplicables. 

c. Registrar en la Base de Datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en las Leyes Aplicables. 

d. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

e. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

f. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

g. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

7. Procedimientos establecidos para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares 

7.1. Consultas 

En desarrollo del Artículo 14 “Consultas” de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éstos repose en las Bases de Datos de propiedad o administradas por Vozy. Estas consultas serán tratadas como lo establece la legislación colombiana aplicable frente a los derechos de petición. 

 

7.2. Reclamos 

En desarrollo del Artículo 15 “Reclamos” de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de Vozy, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera: 

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Vozy a través de cualquiera de los canales previstos en Sección 2.5, acompañado de la siguiente información:

a. Identificación del Titular 

b. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

c. Dirección de notificación. 

d. Documentos adicionales que se quieran hacer valer. 

  • En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, Vozy requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. El reclamo se entenderá desistido si pasados dos (2) meses desde la fecha en que se presenta el requerimiento, el Titular no subsana las fallas identificadas por Vozy. Una vez recibido el reclamo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda en la Base de Datos que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o del envío completo de la información posterior a un requerimiento de Vozy. 
  • Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Solo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 

 

7.3. Seguridad de la información 

En línea con el principio de seguridad, Vozy ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada. 

El acceso a los Datos Personales del Titular está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de Vozy encargados del Tratamiento de los Datos Personales, y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la compañía. Vozy no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los Datos Personales, tras obtener la previa autorización del Titular o de las personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. 

Sin perjuicio de lo anterior, Vozy no será responsable por ataques informáticos o, en general, cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de Datos Personales e información en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

8. Entrada en vigor

8.1. Fecha de entrada en vigor de la Política 

La presente Política entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2021.